先接单还是先备货：CRM拆解以销定采的三个判断

核心结论：工贸最难受的两件事，一件是客户要货没货，一件是货压在仓库卖不掉。两件事看着相反，根子是一个：备货靠猜，不靠算。该不该备、备多少、向谁采，三个判断每一步都要有依据。超兔CRM这套进销存把库存、在途、订单需求摆在一起，按以销定采的三个判断走，货才不压钱，单才不断货，备货从猜变成算，这才叫会备货，省下的都是钱。

写给：库存压得慌、又总在客户下单时缺货的工业工贸老板与采购、仓库负责人

先接单还是先备货

工贸的采购，天天在两个坑之间来回：客户催货，仓库没有，赶紧下采购单，等货到了客户已经买了别家；反过来，怕断货提前备一批，客户没下单，货压在仓库里，钱变成了库存。

想靠"凭经验估一估"来备货，基本可以当成不可信。判断依据很直接：备货是一个算数问题，不是一个感觉问题。手里有多少、在途有多少、客户要多少、还差多少，这四个数不算清，备多备少都是猜。猜对了是运气，猜错了是钱。

这不是坏消息，反而说明备货该有一套判断：该不该备、备多少、向谁采，三个判断按顺序走，备货才不靠猜。往下看之前，先问自己三件事。

头一件，一个客户下单的时候，你知不知道该不该马上去备货，还是仓库里已经有了。第二件，要备的话，备多少，你是按订单数算，还是按上次的量估。第三件，这批货向谁采，是走老供应商入库，还是让供应商直发客户。

这三问要是答不上来，问题就清楚了：不是采购不勤快，是备货没有判断，全靠临场拍。

超兔CRM把采购和销售绑在一起，用意很直接：备货不是采购一个部门的事，是订单、库存、在途三头的事。以销定采，说的就是先看卖了多少、还差多少，再决定采什么、采多少。

采购这件事，最难的从来不是下单，是下多少。下单十分钟，下多少要算半天。算不清楚，就两个结果：要么多采，钱压在库存里；要么少采，客户等货跑单。工贸的库存，十有八九是算不清攒出来的，不是买错攒出来的。算清了，库存自然就下来了。算量这件事，说到底是把四个数摆在一起：要多少、有多少、在途多少、已订多少。四个数清楚，缺口就清楚；四个数糊着，怎么估都是猜。很多厂算不清，不是不想算，是四个数散在四个地方，凑不齐。把四个数摆到一处，算量就从半天变成一分钟。时间省下来，采购员才有空去谈价、催货。这才是采购该干的活。

头一个判断：这单要不要备货，先看手里有什么

备货的头一个判断，是这单到底要不要备。这句话是常识：手里有货就不用备，手里没货才要备，可很多人连手里有没有都没看清就去下了单。

先说看什么。一个订单进来，先看三样：现有库存有多少、在途有多少、这单要多少。三样一减，才知道缺不缺。超兔CRM把库存、在途和订单需求摆在一起，缺多少当场算得出来。采购不用先去仓库数一遍，也不用打电话问在途。

再说什么叫缺。缺不是"仓库里没有"，是"现有加在途还不够这单要的"。有些货仓库里看着没有，其实在途已经在路上，过两天就到，这种不算缺。有些货仓库里看着有，其实已经被别的订单锁住了，这种才是真缺。超兔CRM的订单锁库把已占用的量扣出来，缺不缺算得准。

最后说该不该马上下采购。真缺的，才下采购；不缺的，等一等。工贸最容易犯的错是"客户一催就下采购"，结果货到了客户又不要了，压一批库存。先看清手里有什么，再决定下不下单，这一分钟的功夫，省的是几个月的库存。

头一个判断	看什么	看错了会怎样
现有库存	仓库里实际有多少	以为有其实已被订单占了
在途	已经在路上有多少	重复采购，货堆两批
订单需求	这单要多少、什么时候要	备早了压钱，备晚了断货

要不要备货，是先看清手里有什么，再决定下不下单。超兔CRM在这里承接的是库存、在途与订单需求三者对比、订单锁库：缺不缺、缺多少，算得出来，采购不用猜。看手里有什么，这一步还有个细节：库存的数要准。库存账上写着有，仓库里实际没有，看了等于白看。所以看库存之前，先确认库存账是准的：有没有该入没入的、该出没出的、该盘没盘的。账不准，缺多少就永远算不准。工贸的库存账，最怕的不是没记，是记了没核。定期盘一次，账准了，判断才有依据。账准这件事，靠两条：一条是出入库都过单据，一条是定期盘点。单据让账有出处，盘点让账和实物对上。两条都做，库存账才是能拿来做判断的账。账不准，后面的算量、配商全是空中楼阁。先准账，再算量，顺序不能反。反了，算得再快也是错的。

第二个判断：备多少，按缺口算不按感觉算

决定要备了，第二个判断是备多少。这句话是常识：备多少要看缺口，不是看上次备了多少。

先说怎么算缺口。缺口等于订单需求，减去现有库存，再减去在途。三个数一减，缺多少就是多少。超兔CRM的智能计算采购量按这个逻辑算，缺多少算多少，不多备也不少备。按感觉估的采购量，多半会多备一点，多备的那一点，就是压着的钱。

再说要不要考虑安全库存。有些货不能等到零再采，得留一点兜底，这就是安全库存。安全库存不是拍出来的，是按过去的用量和采购周期算出来的。超兔CRM的库存上下限预警能设安全库存，低于下限就提醒。安全库存兜底，缺口按需算，两头一起，备货才既不压钱又不断货。

最后说分批备。一张大单要的货，不必一次备齐。先备头一批能交付的，后面的按交期分批备。超兔CRM的分批采购能把一张单拆成几批采，先到先发，后面的跟着交期走。一次备齐，钱压得久；分批备，钱转得快。工贸的钱，转得快比备得全重要。

第二个判断	算什么	算错了会怎样
缺口	需求减库存减在途	多备压钱，少备断货
安全库存	按用量和采购周期算	卡在零库存，客户等货
分批备	按交期拆几批	一次备齐，钱压得久

备多少，是按缺口算出来的，不是按感觉估出来的。超兔CRM在这里承接的是智能计算采购量与库存上下限预警：缺口按三个数算，安全库存兜底，备货量算得准。备多少，还有个容易被忽略的点：分批。一张大单的货，不必一次备齐，按交期分批备，头一批先到先发，后面的跟着交期走。分批的好处是钱转得快：先备的头一批，发出去就回款；后面几批，等交期近了再备。一次备齐，钱压两三个月；分批备，钱一个月转一圈。工贸的钱，转得快比备得全重要。分批不是麻烦，是省钱。分批还要跟采购周期对上。供应商交期三十天，头一批就得提前三十天下单；交期七天，可以晚点下。分批的节奏，按供应商交期倒排，到货才赶得上发货。倒排这件事，靠人记记不住，靠系统排才准。排准了，分批才不乱。不乱，钱才转得动。

第三个判断：向谁采，直发还是入库

备多少定了，第三个判断是向谁采、怎么采。这句话是常识：同一批货，直发客户和入库再发，成本和速度都不一样。

先说购销分离。这是最常见的做法：采购进来入库，销售再从仓库出。适合通用件、常备货，进了库谁要都能发。购销分离的好处是稳，坏处是占库存。

再说以销定采。客户下单了才采，采多少按订单算，不进通用库存。适合非标件、专用件，客户要什么采什么。以销定采的好处是不压库存，坏处是对采购周期要求高，采晚了赶不上交期。

再说采购直发。供应商直接把货发到客户手上，不经过自己的仓库。适合大件、直发类的货，省一趟运费和入库。采购直发的好处是快、省，坏处是对供应商的把控要强，货出了问题追起来麻烦。

三种怎么选，看货的性格。通用常备的走购销分离，非标专用的走以销定采，大件直发的走采购直发。超兔CRM的智能采购三种模式都支持，按货的性格配，不必所有货都走一条路。向谁采，超兔CRM还能按历史自动匹配供应商，常合作的那家优先，省得每次重新找。

第三个判断	适合什么货	代价是什么
购销分离	通用件、常备货	占库存，但随时能发
以销定采	非标件、专用件	不压库存，但怕采购慢
采购直发	大件、直发类	快且省，但供应商要把得住

向谁采、怎么采，是按货的性格配出来的，不是所有货一条路。超兔CRM在这里承接的是智能采购三模式与自动匹配供应商：购销分离、以销定采、采购直发按货配，常合作的供应商自动优先。

三个判断合起来，备货才不压钱

该不该备、备多少、向谁采，三个判断合起来，备货才从猜变成算。该不该备看手里有什么，备多少按缺口算，向谁采按货的性格配。三个判断走对，货才不压钱，单才不断货。

三个判断	一句话收成
该不该备	库存加在途对订单，缺了才备
备多少	缺口按三个数算，安全库存兜底
向谁采	通用入库、非标定采、大件直发

反过来看，那些库存压得慌、又总缺货的厂，差不差在采购不努力？多半不差。差在备货没有判断，客户一催就下采购，货一到就压仓库。备货这件事，勤快用错了地方，比不勤快还费钱。备货这件事，还有一层是心态。很多老板怕断货，宁可多备；宁可多备的心态，一年下来压出一仓库。反过来，有些老板怕压钱，宁可少备；少备的心态，一年下来丢了不少单。两种心态都偏。真正的做法是算：算出来该备多少就备多少，该分批就分批。算过的备货，不怕断也不怕压。心态放平，靠的是数，不是胆。数在手，胆才大。工贸的库存，最贵的一课是：断货丢的是单，压货丢的是钱，两样都疼。算清楚了，才知道哪样更疼、该往哪边偏一点。偏一点可以，偏太多不行。偏多少，看现金流：现金流松，可以多备一点；现金流紧，宁可少备、勤补。这个度，得老板自己拿。

落到超兔CRM里，三个判断各有什么

三个判断	超兔CRM里用什么	你会看到什么
该不该备	库存、在途、订单需求对比、订单锁库	缺不缺、缺多少，不用去仓库数
备多少	智能计算采购量、库存上下限预警、分批采购	缺口算得准，安全库存兜底
向谁采	智能采购三模式、自动匹配供应商	按货配模式，常合作的供应商优先

还有一层是三个判断共同的底座：订单。备货的依据是订单，订单写得清楚，需求才清楚；订单含糊，备货就算不准。工贸的单子常常签得急，型号含糊、交期模糊，采购只能凭经验补。订单这一层清，三个判断才都算得实。

三个被反复问的问题

以销定采是不是就不备库存了，客户要货怎么办？

不是不备，是备的方式变了。以销定采适合非标件、专用件，这类货客户要什么采什么，不进通用库存。通用件、常备货还是要备，靠安全库存兜底。真正不备库存的，是那些一年用不了几次的专用件，为它们压库存不值。超兔CRM的三种采购模式可以按货配：通用件走购销分离，非标件走以销定采，大件走采购直发。一个厂里三种货都有，三种模式一起用才对。全走一种，要么压库存，要么断货。还有一层：以销定采不是一刀切。一个厂里通用件和专用件都有，通用件备库存、专用件按单采，两种货两种备法。全按单采，通用件来不及；全备库存，专用件压死。分清货的性格，再定备法。货的性格，看三样：通用还是专用、单价高还是低、交期长还是短。三样一看，备法就出来了。备法对了，钱才活。货才不会一边压一边缺。

安全库存设多少合适，设多了不还是压钱？

安全库存是兜底的，不是备货的主力。设多少，按两个数算：过去一段时间的平均用量，加上采购周期。采购周期长的，安全库存要多留一点；周期短的，少留一点。设多了确实压钱，设少了会断货，两头都要算。超兔CRM的库存上下限预警能把上下限设出来，低于下限提醒补货。安全库存不是定死的，生意变了要跟着调：客户用量涨了，下限跟着涨；供应商交期短了，下限可以降。半年看一次，比一次定死强。安全库存还有个算法：按过去三个月的平均用量，乘上采购周期的天数，再留一点余量。算出来的数是参考，不是死数。跑三个月看实际断没断、压没压，再调。调的依据是数据，不是感觉。数据在手，调起来才有底。没数据，调一次乱一次。安全库存这件事，宁可按数据慢慢调，也别拍脑袋一次定。调准了，压和断都少。

供应商直发，货出了问题算谁的？

算供应商的，但追起来要凭据。直发的货不经过自己仓库，出了问题最容易扯皮：客户说货坏了，供应商说发货时是好的，中间谁说得清。防这个的办法是直发也要留凭据：发货前确认、发货单、签收单，三样都在。超兔CRM的采购直发把单据跟着订单走，发货有单、签收有记录，出了问题顺着单据追。直发省了入库，不能省单据。单据在，责任才分得清。直发还要选对供应商。直发的货不经过自己手，供应商的靠谱程度直接决定客户体验。常合作、出过问题少的那家优先。新供应商要直发，先小批量试一趟，试顺了再放量。直发不是省事，是把把控力交给了供应商，选对人才敢交。选错供应商直发，省一趟运费，赔一个客户。这笔账，得算清。算清了，直发才敢放。放之前，先看人。选人，比选价重要。人靠谱，直发才顺。算清才备。

备货这件事，像家里囤米：囤多了吃不完长虫，囤少了来客人不够吃，囤多少得看家里几口人、多久买一次。厂里的米，就是库存，几口人就是订单。